Reiskosten en contentdagen: wat je onderweg mag aftrekken

Reiskosten zijn een van de makkelijkste aftrekposten om te claimen en een van de makkelijkste om verkeerd te claimen. De regels zijn niet complex, maar ze draaien om één vraag die je eerlijk moet beantwoorden: was deze reis er omdat je werk het vroeg, of was hij er toch al?

Openbaar vervoer: het bedrag op je kaartje

Simpelste geval. Reis je met trein, bus, tram of metro voor je werk, dan is de prijs van het vervoer aftrekbaar. Bewaar het kaartje of de transactie, en zet erbij waarom je die reis maakte.

Dat laatste is niet overdreven. Een reeks treinritten in je administratie zonder enige aanduiding is bij een controle een reeks vraagtekens. Eén regel per rit, met bestemming en reden, maakt het een gesloten dossier.

Met de auto: een vast bedrag per kilometer

Rijd je met een auto die privé is, dan trek je een vast bedrag per zakelijke kilometer af. De Belastingdienst stelt dat bedrag vast en het is de laatste jaren gewijzigd, dus kijk het tarief na voor het jaar waarin je reed.

Dat vaste bedrag is inclusief alles: brandstof, onderhoud, verzekering, afschrijving. Je kunt er niet nog een tankbon bij optellen. Dat is de meest voorkomende dubbeltelling die we tegenkomen.

Wat je moet bijhouden per rit:

• De datum
• Het vertrekpunt en de bestemming
• Het aantal kilometers
• De zakelijke reden

Zet je de auto op de zaak, dan verandert het hele plaatje: dan zijn de werkelijke autokosten aftrekbaar en komt er een bijtelling voor privégebruik tegenover te staan. Of dat gunstig uitpakt hangt af van de waarde van de auto en van hoeveel je zakelijk rijdt. Voor de meeste creators met een gewone auto en beperkte zakelijke kilometers is de kilometervergoeding eenvoudiger en vaak gunstiger. Laat het doorrekenen voordat je een auto op de zaak zet, want terugdraaien is lastig.

Overnachten en verblijven

Moet je voor een shoot of opdracht ergens blijven slapen, dan zijn de overnachtingskosten zakelijk. Hotel, appartement, de kosten van de accommodatie.

Eten en drinken is een categorie apart. Zakelijke maaltijden zijn beperkt aftrekbaar: er geldt een aftrekbeperking op dit soort kosten, waardoor een deel niet meetelt. Je eigen lunch op een gewone werkdag thuis is helemaal niet aftrekbaar, want eten doe je toch al.

De echte vraag: was de reis zakelijk?

Hier zit het hele onderwerp in. De toets is niet of je hebt gefilmd, maar of de reis er was vanwege je werk. Twee voorbeelden om de lijn te zien.

Duidelijk zakelijk. Je reist naar Rotterdam voor een contentdag met een fotograaf die je hebt ingehuurd. Er is een geboekte studio, een gemaakte afspraak, een factuur van de fotograaf en een dag met een programma. Reis en eventuele overnachting zijn zakelijk.

Duidelijk niet zakelijk. Je boekt een week Lissabon omdat je daar wilt zijn, en maakt daar content. De reis was er ook geweest zonder de content. Dat is een privéreis waarin je hebt gewerkt, niet een zakelijke reis.

Het lastige geval zit ertussen: een reis met een duidelijk zakelijk onderdeel en een duidelijk privé-onderdeel. Bij zo'n gemengde reis is de vraag welk deel toe te rekenen is aan je werk. Bij een reis die overwegend privé is, is de hoofdregel dat de reiskosten niet aftrekbaar zijn, ook al is er onderweg gewerkt. Is de reis overwegend zakelijk met een privéstaart, dan is er meer mogelijk.

Wat helpt om dit te onderbouwen: een programma dat je vooraf hebt vastgelegd. Welke dagen waren shootdagen, met wie, waar, met welk resultaat. Een reis met drie volle shootdagen en twee vrije dagen is een ander verhaal dan een reis met tien dagen vrij en één ochtend filmen.

Wat je op een contentdag verder kunt aftrekken

De reis is één post. Op een contentdag zit vaak meer:

• De huur van een studio of locatie
• De fotograaf, videograaf of assistent die je inhuurt
• Visagie en styling die je inhuurt
• Props, decor en materialen die je die dag gebruikt
• Vervoer van apparatuur
• Vergoedingen aan anderen die meewerken

Deze posten zijn allemaal volledig zakelijk en discussieloos, in tegenstelling tot de reis zelf die soms uitleg nodig heeft. Wij zien contentdagen in administraties waar alleen de treinkaartjes zijn geboekt en de studiohuur niet.

Een rekenvoorbeeld

Een creator organiseert in een jaar vier contentdagen. Twee in haar eigen stad, twee elders met een overnachting.

Per dag elders: 180 kilometer retour, een overnachting van 95 euro, studiohuur van 150 euro, een fotograaf van 350 euro. De kilometers tegen het vaste bedrag komen op enkele tientjes uit, afhankelijk van het tarief van dat jaar.

Over vier dagen bij elkaar loopt dit op tot ruim 2.000 euro aan aftrekbare kosten, waarvan het grootste deel niet de reis is maar de ingehuurde diensten en de locatie. Dat is de verhouding die je in het oog moet houden: de reis is de post waar de discussie over gaat en het kleinste bedrag.

Je kilometeradministratie zonder dat het werk wordt

De kilometeradministratie is de aftrekpost die het vaakst sneuvelt, niet omdat de ritten niet zakelijk waren maar omdat er niets is opgeschreven. Wat volstaat is een regel per rit met vier gegevens: datum, van waar naar waar, aantal kilometers, en de reden.

Wat het geloofwaardig maakt is niet de vorm maar het moment. Een lijst die je bijhoudt op de dag zelf ziet er anders uit dan een lijst die je in april maakt: onregelmatige aantallen, echte bestemmingen, en een reden die aansluit op iets anders in je dossier. Een rit naar Rotterdam op 14 maart met daarbij een factuur van een studio in Rotterdam van diezelfde dag is een gesloten regel.

Twee fouten om te vermijden. Een tankbon naast de kilometervergoeding boeken is een dubbeltelling, want het vaste bedrag per kilometer dekt brandstof al. En woon-werkverkeer bestaat bij een onderneming zonder vaste werkplek niet als aparte categorie; de vraag is per rit of hij zakelijk was.

Contentdagen plannen zodat ze onderbouwd zijn

Bij een reis met een zakelijk en een privédeel valt of staat de aftrek bij wat je vooraf hebt vastgelegd. Achteraf is elke reis een verhaal; vooraf is het een programma.

Wat je voor een contentdag of een reis met opnames vastlegt, en dit is vijf minuten werk:

• Welke dagen zijn shootdagen, en welke niet
• Met wie je werkt, en de afspraak of factuur die daarbij hoort
• Waar je opneemt, en de boeking van die locatie
• Wat het resultaat moest zijn: hoeveel content, voor welk platform

Een reis met drie volle shootdagen, een geboekte studio, een ingehuurde fotograaf en een resultaat dat online staat, is een andere zaak dan een reis van tien dagen waar één ochtend is gefilmd. Bij de eerste is de discussie over de verhouding tussen zakelijk en privé; bij de tweede is de discussie of er iets zakelijk was.

Met meerdere mensen op locatie

Werk je op een contentdag met anderen, dan komen daar kosten bij die volledig zakelijk zijn en die vaak niet worden gefactureerd omdat het informeel gaat:

• De vergoeding aan een collega-creator die meewerkt
• Reiskosten die je voor iemand anders vergoedt
• Een model, een acteur of een assistent
• Catering op de set, met de aftrekbeperking die voor eten en drinken geldt

Bij alle vier geldt hetzelfde: zonder factuur of betaalbewijs is het geen kostenpost. Vraag er dus om, ook bij kleine bedragen en ook bij mensen die je kent. En let bij structurele samenwerkingen op de vraag of het een opdracht is of feitelijk een dienstverband, want dat onderscheid ligt bij de feiten en kan een naheffing opleveren.

Veelgestelde vragen

Ik reis naar een beurs of een creator-event. Aftrekbaar?

Als het event zakelijk is en je er bent voor je werk, ja. Toegang, reis en overnachting. Bewaar het ticket en het programma.

Mag ik de reis naar mijn boekhouder aftrekken?

Ja, dat is een zakelijke afspraak.

Ik film onderweg tijdens een vakantie. Kan ik dan een deel aftrekken?

Bij een reis die overwegend privé is, is de hoofdregel dat de reis niet aftrekbaar is. Kosten die je specifiek voor de opnames maakte, bijvoorbeeld de huur van apparatuur ter plaatse, staan daar los van.

Hoe lang moet ik mijn kilometeradministratie bewaren?

Zeven jaar, net als de rest van je administratie.

Ik gebruik altijd de auto van mijn partner. Mag ik dan kilometers rekenen?

Voor zakelijke ritten met een auto die niet van jouw onderneming is, kun je in beginsel het vaste kilometerbedrag toepassen. Wie de eigenaar is doet daarvoor minder dan de vraag of de rit zakelijk was en of je hem hebt geregistreerd.

Reizen naar het buitenland voor werk

Een shoot of samenwerking over de grens werkt hetzelfde als binnen Nederland: de reis, de accommodatie en de kosten ter plaatse zijn zakelijk als de reis er was vanwege je werk. Wat erbij komt zijn twee praktische punten.

Kosten in een andere valuta reken je om naar euro's, tegen de koers van de dag van de uitgave. Een bon in dollars boeken tegen een jaargemiddelde is minder nauwkeurig en bij grotere bedragen merkbaar.

En de BTW op buitenlandse kosten kun je niet zomaar in je Nederlandse aangifte terugvragen. Voor BTW die je in een ander EU-land hebt betaald bestaat een aparte teruggaafprocedure, met eigen termijnen en een minimumbedrag. Bij een enkele hotelovernachting is dat de moeite niet; bij een shoot van een week met apparatuurhuur ter plaatse kan het dat wel zijn. Leg de bonnen dus apart, in plaats van ze tussen je Nederlandse kosten te boeken.

Tot slot

Reiskosten zijn eenvoudig zolang je twee dingen doet: registreer elke rit met een reden, en wees eerlijk over of de reis er was vanwege je werk. En besteed je aandacht aan de posten rond een contentdag, want daar zit meer aftrek dan in de reis ernaartoe.

De volledige lijst met aftrekposten staat in wat mag je aftrekken als content creator.